（by Manivest Asia）：在英文中，“秘書”這個詞對應的是“Secretary”，其來源于中世紀（約1150-1475 年間）英語“secret + clerk”，意為“受到私人信任并為其秘密服務的人”。后來，隨著公司在英美等國的出現(xiàn)，公司秘書（Company Secretary）開始從“私下”走向“公開”，逐漸從個人的秘書擴展至為“法團”服務。

在英美法下，公司秘書是一家公司（私人公司和公眾組織）的高級職位，它并不是某個股東或者董事的私人秘書，而是為整個公司的法律合規(guī)服務，屬于公司管理層（即所謂的“Officer”，成員或高級成員）。

不管是在美國、加拿大還是在香港、BVI，通常，公司秘書被叫做“Company Secretary”或“Secretary”，其主要是為公司的行政效率負責，特別是處理公司的法律合規(guī)和法定要求，并確保董事會決定能夠有效實施。具體來看，公司秘書的日常職能包括：

• 維持公司的法定注冊
• 更新公司注冊在機構存檔的記錄
• 維持注冊辦公室
• 維持和保存公司記錄，包括會計記錄、日常文檔記錄
• 舉行董事會議和組織召開成員/ 股東周年大會
• 代表公司與政府機構溝通

可以看出，盡管公司秘書有“秘書”二字，但它并不是普通意義上的“辦事員”，更不是為領導端茶遞水、打雜和安排行程的私人秘書。正是因為公司秘書的法定地位和特定職責，很多國家都明文規(guī)定，私人公司必須依法任命一個公司秘書，且該公司秘書一般為公司董事會成員。

香港公司須有一名公司秘書，可以是自然人，也可以是法人團體。如果是自然人，須常居于香港；如果是法人團體，其注冊辦事處須在香港，或須在香港設有營業(yè)地點。香港私人公司的董事，如果為該公司唯一董事，則不得兼任該公司的私人秘書。反過來，只有一個董事的私人公司的公司秘書，如果該私人公司是法人團體，其不可以同時兼任唯一董事。

如果香港公司沒能遵從新《公司條例》的規(guī)定，該公司及其每名責任人均屬犯罪，可各處第6 級共計港幣100,000 元罰款。如有關罪行是持續(xù)的罪行，則可就該罪行持續(xù)時間每天各另處港幣2,000元罰款。

感謝離岸快車網友 @小小海龜 供稿

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