作者：李漢祥

面對(duì)沉重挑戰(zhàn)的領(lǐng)導(dǎo)者，好像把所有事情都照顧周到，日理萬(wàn)機(jī)，時(shí)間的管理似乎是十分基本的事，或是領(lǐng)導(dǎo)者從容而為的事情。杜魯克也提及時(shí)間管理是高效能管理者其中最重要的高效能習(xí)慣之一，有系統(tǒng)地管理自己能夠掌握有限時(shí)間，同時(shí)發(fā)揮最有效能的領(lǐng)導(dǎo)。

筆者在各大跨國(guó)公司擔(dān)任人力資源統(tǒng)籌所有培訓(xùn)及績(jī)效管理時(shí)，時(shí)間管理往往被所有部門(mén)主管認(rèn)為是最基礎(chǔ)的培訓(xùn)項(xiàng)目，應(yīng)該適合那些剛畢業(yè)的見(jiàn)習(xí)生或初級(jí) 經(jīng)理。同時(shí)大多數(shù)有關(guān)管理工作的討論，提出的都是規(guī)劃你的工作，聽(tīng)來(lái)很有道理，唯一的問(wèn)題是這一招通常行不通，很多計(jì)劃只是紙上談兵，很少轉(zhuǎn)化為實(shí)際成 果。

杜魯克認(rèn)為高效能時(shí)間管理需要重要的基礎(chǔ)，他指出，高效能管理者不會(huì)從任務(wù)著手，而從時(shí)間著手，三個(gè)重要基礎(chǔ)就是記錄時(shí)間、管理時(shí)間及整合時(shí)間，高 效能管理者應(yīng)明白，時(shí)間是一項(xiàng)限制性因素，也是稀有資源，時(shí)間很容易會(huì)消失不見(jiàn)，無(wú)法儲(chǔ)存，總之是極度匱乏，同時(shí)，每件事情要做到有某種質(zhì)素，都需要花時(shí) 間，因此，時(shí)間是不可或缺的獨(dú)特資源。

事實(shí)上，不少管理者都不懂得管理時(shí)間，他們可能每次都在某種死線前完成任務(wù)，但假如適當(dāng)重視時(shí)間的重要性及高效能管理，績(jī)效及成果可能達(dá)到更高效果。

筆者經(jīng)歷大小不同的會(huì)議或計(jì)劃，往往因領(lǐng)袖不善于管理及運(yùn)用時(shí)間這個(gè)重要資源，帶來(lái)了不少負(fù)面影響，包括打擊下屬的士氣，不尊重時(shí)間的管理文化，又 或是績(jī)效的影響。很多時(shí)，不少管理者都不察覺(jué)自己的生活充斥著很多浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)，到頭來(lái)感到自己毫無(wú)貢獻(xiàn)，大部分人的時(shí)間浪費(fèi)在必須完成的事情上，卻沒(méi) 有什么實(shí)質(zhì)的重要貢獻(xiàn)，這樣，管理者只達(dá)到很低的成效，因此每一位知識(shí)工作者，尤其是管理者必須完整地支配時(shí)間，才能展現(xiàn)效能。

架構(gòu)性系統(tǒng)管理時(shí)間

每一項(xiàng)重要的策略性計(jì)劃開(kāi)始時(shí)，機(jī)構(gòu)都不以為然地把某重要計(jì)劃給予有能力的某部門(mén)或功能主管，但往往忽略了這主管已是每天工作超過(guò)16 小時(shí)，同時(shí)周末也須工作。

麥健時(shí)1 月刊出的關(guān)于時(shí)間管理的一項(xiàng)研究中，提出管理人必須停止把時(shí)間管理看作是個(gè)人問(wèn)題，而應(yīng)看成是結(jié)構(gòu)性及機(jī)構(gòu)性的重要挑戰(zhàn)，因?yàn)槠涓匆巡辉僦皇莻€(gè)人控制的 問(wèn)題，而是機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)及文化問(wèn)題。面對(duì)人才短缺及人才工作量超重的情況下，機(jī)構(gòu)必須重視并給予適當(dāng)?shù)墓ぞ摺⒅敢皡f(xié)助，使成為一家有系統(tǒng)的時(shí)間管理及良好 文化的機(jī)構(gòu)。

在麥健時(shí)報(bào)告上，全球訪問(wèn)了1500 多名行政人員，了解他們?nèi)绾尾捎脮r(shí)間，9%認(rèn)為十分滿意，少于一半滿意，三分一極度不滿，同時(shí)，一半以上認(rèn)為機(jī)構(gòu)完全沒(méi)有足夠的領(lǐng)導(dǎo)及指引他們，如何把時(shí)間放在哪些重要的策略性的方向及工作上。

研究結(jié)果更討論到很多機(jī)構(gòu)極少把時(shí)間當(dāng)作是一項(xiàng)重要的可以衡量的資源，時(shí)間往往不及其他的資源，例如Capital 成本的投資及回報(bào)等；領(lǐng)袖及管理層的時(shí)間，也很少被處理為“有限的資源”，無(wú)論遇到種種機(jī)會(huì)，領(lǐng)袖的能力包括時(shí)間，都極少考慮為重要的因素，因此不少領(lǐng)袖 往往感到自己花了很多時(shí)間，但不是在高效能及成果上，以致感到十分沮喪。
管理人的四大沮喪

報(bào)告更提及在時(shí)間管理上，管理人遇到的四個(gè)最大的沮喪因素。

一、“計(jì)劃及新思維的過(guò)重”（Initiative Overload），筆者正正經(jīng)歷著這不斷增加的計(jì)劃，看到每個(gè)領(lǐng)袖及管理人，除了日常工作外，由于種種策略、改變、新思維、計(jì)劃……等，管理人又被邀加 入某工作小組，或計(jì)劃隊(duì)伍，或總部的策略、或某區(qū)域的改變，又或另一項(xiàng)計(jì)劃及研究，這些管理人就不斷參與種種會(huì)議，根本沒(méi)有時(shí)間和自己的團(tuán)隊(duì)傾談或交流， 減低了員工的投入感，這種“改變的疲慮”（Change Fatigue），令管理人喪失了基本的氣力及士氣。

二、當(dāng)機(jī)構(gòu)沒(méi)有有系統(tǒng)的時(shí)間管理體制及文化時(shí)，管理人每天被電郵、會(huì)議及大大小小的事項(xiàng)拖拖拉拉，投放不少時(shí)間，逐漸變成一個(gè)極被動(dòng)、失去方向的管理人，同時(shí)，重要事情反被拖垮了。

三、放棄了重要事情，管理人在沒(méi)有時(shí)間的優(yōu)先次序的管理人，必定放棄了重要的項(xiàng)目，人際的溝通，這就是杜魯克談到的： “時(shí)間是極稀有的資源，如果不妥善管理，什么也不能管理好。”四、尊重時(shí)間，機(jī)構(gòu)作為良好有效的重要架構(gòu)，須要懂得指引各上下員工時(shí)間管理，但同時(shí)須尊重 時(shí)間的平衡，每個(gè)工作的內(nèi)容，須要平衡職能的需要，平衡對(duì)外，對(duì)內(nèi)及對(duì)自己，對(duì)員工的時(shí)間，才能發(fā)揮高效能高水平。

一個(gè)機(jī)構(gòu)一位高效能的領(lǐng)袖，須要察覺(jué)及積極好好把時(shí)間管理，作為機(jī)構(gòu)一項(xiàng)重要資源及項(xiàng)目，才能平衡各方面的長(zhǎng)處，達(dá)致成果。