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我們都知道,現(xiàn)今每個企業(yè)或組織都需要一個主管機構(gòu)來確定其策略目標(biāo)和政策,委任和控制其業(yè)務(wù)管理部門,監(jiān)察工作進度和政策是否落實,并就其活動向應(yīng)該對之負責(zé)的有關(guān)方面作出報告。那么,一間公司的主管機構(gòu)便是其董事會。
下述有關(guān)董事的許多職能、職責(zé)、責(zé)任及職權(quán),任何一間公司的董事都應(yīng)承擔(dān),不論該公司是以何方式注冊成立,也不論是否有商業(yè)目標(biāo)。不過,本董事指引主要針對在香港按照香港公司條例注冊成立并有商業(yè)目的的有限公司。
一般公司董事的職能和職責(zé)的性質(zhì)在很大程度上受該公司的法律地位影響。公司是一個通過法律程序注冊成立的團體,其法律地位有別于該公司有關(guān)的人員。其公司地位意味著該公司享有獨自的法律權(quán)力,有別于該公司股本的持有人。這種組成公司的原則,是向出繳股本者提供機會,使他們對該公司承擔(dān)的債務(wù)責(zé)任限制在事先同意的股本額之內(nèi)。公司的注冊成立和有限責(zé)任兩項原則,原則上適用于所有有限公司、公眾公司和私人公司(包括附屬公司)、盡管許多小型私人公司,似乎很難將公司與東主分開,而很多附屬公司的實際控制權(quán)可能掌握在控股公司手中。
只有股東對公司債務(wù)的責(zé)任才是有限的。在公司或第三方產(chǎn)生的請求下,董事可能須就若干損失負無限責(zé)任。在公司的“公司章程”中可能有這樣的條款。若確有如此條款,董事應(yīng)在同意成為董事前接到有關(guān)該項條款的通知。
香港全新的公司條例于2014年3月3日正式生效。香港公司條例俗稱公司法,是香港最長、最復(fù)雜的法例之一,于1932年訂立。早在2006年,香港政府就落實了對該法例的重寫事項,通過八年的修正,新的公司條例才于今天正式生效。生效后的法例將對香港117萬多家公司造成不同程度的影響。新的公司條例對公司董事的職責(zé)進行了相關(guān)的變更。
新條例對董事的謹慎責(zé)任提出了新的標(biāo)準(zhǔn)。
該標(biāo)準(zhǔn)要求,在履行其職責(zé)時,董事必須對工作盡職并采取合理的注意和技巧。主觀上,董事應(yīng)該具有實際的知識、技巧和經(jīng)驗。同時在客觀上,董事還必須具有對執(zhí)行董事職能的人進行合理預(yù)期的一般知識、技巧和經(jīng)驗。該法定標(biāo)準(zhǔn)取代了之前的案例和公平原則,只保留了在普通法和公平原則下的有關(guān)違反謹慎責(zé)任的民事責(zé)任。之前的謹慎責(zé)任的對象只包括公司董事,但是,新的謹慎責(zé)任將其范圍擴張到了向現(xiàn)有董事給予指示或指引的非董事人員,即幕后董事。
同時,利益申報的范圍也擴張到了幕后董事。新條例的536條規(guī)定,對于公司中已進入或擬進入的及將對公司業(yè)務(wù)有重大影響的交易或安排,董事必須對其在該交易或安排中的利益進行披露。而之前的條例只是要求披露合同中董事的利益即可。在利害關(guān)系方面,之前的條例只要求披露其性質(zhì),新的條例要求董事對其性質(zhì)和程度都進行披露。幕后董事也被要求承擔(dān)同種的權(quán)益披露義務(wù)。
香港交易所對董事的責(zé)任及操守說明
每名董事任何時候均須了解并竭盡所能履行本身職責(zé)。非執(zhí)行董事(不論是政府委任董事或選任董事)應(yīng)有與執(zhí)行董事相同的誠信責(zé)任以及以應(yīng)有謹慎、技巧及努力行事的責(zé)任。
就任須知及持續(xù)發(fā)展
每名新任董事均獲得合適的就任培訓(xùn),現(xiàn)任董事亦需接受持續(xù)培訓(xùn),以維持香港交易所的高水平企業(yè)管治及令董事能有效地履行其職責(zé)。
公司秘書負責(zé)為新任董事統(tǒng)籌就任培訓(xùn),并監(jiān)察所有董事的持續(xù)培訓(xùn)事宜。
為新任董事舉辦全面、正式及特定的就任培訓(xùn),并為其提供一本 董事手冊(只有英文版),當(dāng)中包括與其角色、職責(zé)及持續(xù)責(zé)任有關(guān)的所有重要指引及文件,并由高級管理人員簡介集團架構(gòu)、業(yè)務(wù)、風(fēng)險管理及其他管治常規(guī),協(xié)助董事熟悉集團的管理、業(yè)務(wù)及管治政策和常規(guī),盡快有效履行職務(wù)。
為確保董事能對董事會/委員會持續(xù)作出相關(guān)的貢獻,為董事提供持續(xù)培訓(xùn)和最新信息,定期更新他們對業(yè)務(wù)和集團所營運市場的知識、技能和理解,當(dāng)中包括向董事會提交書面報告,以及由高級行政人員或外聘顧問就集團的業(yè)務(wù)、企業(yè)管治、法律和監(jiān)管的發(fā)展方面作出講解介紹。
為有助董事有效履行角色及執(zhí)行職責(zé),香港交易所鼓勵董事參加外間舉辦的各種培訓(xùn)計劃、 研討會、論壇及會議,特別是與企業(yè)道德及誠信事宜、風(fēng)險管理、法規(guī)、相關(guān)監(jiān)管規(guī)定及企業(yè)管治常規(guī)的最新發(fā)展或變動等有關(guān)者。相關(guān)開支由香港交易所全數(shù)支付。所有董事應(yīng)每半年向公司提供其接受培訓(xùn)的紀(jì)錄。
環(huán)境、社會及管治委員會負責(zé)檢討及監(jiān)察董事的培訓(xùn)和發(fā)展。
董事的職責(zé)
每名董事履行其董事職責(zé)的過程中必須–
時刻誠實及善意地以香港交易所的整體利益為前提行事,并促進香港交易所就所有股東整體而言的佳績,當(dāng)中須能按應(yīng)有謹慎、技能和勤勉盡責(zé)作出獨立判斷,而同時顧及雇員的利益、促進與顧客、供貨商及其他人的業(yè)務(wù)關(guān)系、及集團營運對其小區(qū)及自然環(huán)境的影響
積極關(guān)心集團的事務(wù),并對其業(yè)務(wù)有全面理解,在發(fā)現(xiàn)任何欠妥事宜時亦必須跟進
只在授予的職權(quán)范圍內(nèi)為適當(dāng)目的行使其權(quán)力(例如授權(quán)的權(quán)力),并按《公司組織章程細則》行事
避免個人利益與其對香港交易所的責(zé)任之間的利益沖突,包括不應(yīng)接受第三者給予的利益,并披露其在擬與香港交易所訂立的交易或安排中的直接或間接權(quán)益
確保集團全面遵守有關(guān)規(guī)則、規(guī)例及法例
在可以分析及管理風(fēng)險的謹慎及有效監(jiān)控架構(gòu)內(nèi),為香港交易所提供企業(yè)方向領(lǐng)導(dǎo)
批準(zhǔn)香港交易所的戰(zhàn)略目標(biāo),確保香港交易所具備必需的財務(wù)及人力資源以達成其目標(biāo),并檢討管理層的表現(xiàn)
訂立香港交易所的價值及標(biāo)準(zhǔn),及確保香港交易所明白及履行對股東及其他人的責(zé)任
非執(zhí)行董事的職責(zé)
執(zhí)行及非執(zhí)行董事雖則是共同負責(zé)為集團事務(wù)提供適當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)及對股東負有誠信責(zé)任,兩者的角色清晰分明。執(zhí)行董事直接負責(zé)集團的業(yè)務(wù)運作,非執(zhí)行董事則負責(zé)監(jiān)察及確保集團有穩(wěn)固基礎(chǔ)奉行良好企業(yè)管治,同時亦須–
善意質(zhì)疑及協(xié)助制定戰(zhàn)略建議,再全面授權(quán)并全力支持執(zhí)行董事執(zhí)行有關(guān)戰(zhàn)略
仔細審查管理層在達成議定目標(biāo)及宗旨的表現(xiàn),及監(jiān)察表現(xiàn)報告以確保個別業(yè)務(wù)決策符合議定的戰(zhàn)略及政策
通過定期出席及積極參與董事會/委員會會議,為香港交易所的戰(zhàn)略、政策、表現(xiàn)、問責(zé)、資源、主要委任及操守準(zhǔn)則提供獨立、有建設(shè)性的知情外來意見
補充執(zhí)行董事的技能及經(jīng)驗,這尤其體現(xiàn)于非執(zhí)行董事的善意探查,因為當(dāng)中的檢視與分析皆需要應(yīng)用其他業(yè)務(wù)及行業(yè)各種不同技能、知識、經(jīng)驗及見識
展現(xiàn)所需的財務(wù)知識,可適當(dāng)了解集團的活動及其關(guān)連風(fēng)險
確保對提供予董事會及股東的財務(wù)及其他報告的充分程度及誠信表示滿意,及確保使用中的系統(tǒng)提供穩(wěn)健有效的財務(wù)、營運及合規(guī)監(jiān)控與風(fēng)險管理
厘定集團的薪酬策略以及執(zhí)行董事及高級管理人員的合適薪酬水平,并在執(zhí)行董事的委任及(如必要)罷免以及有關(guān)繼任安排上擔(dān)任主要角色
在遇有管理層個別利益與集團整體利益之間出現(xiàn)分歧(例如在厘定高級行政人員薪酬及甄選董事會成員時)而導(dǎo)致潛在利益沖突時發(fā)揮引領(lǐng)作用
應(yīng)邀擔(dān)任稽核、薪酬、提名及其他管治委員會的工作
通過出席股東周年大會與股東會面而平衡地了解股東的意見,因有關(guān)意見可能為集團及其表現(xiàn)提供不同角度的見解
付出時間及外間委任
所有董事(尤其主席及非執(zhí)行董事)應(yīng)確保能付出足夠時間及精神以有效地履行其對香港交易所的責(zé)任,并盡量出席所有董事會/委員會會議及股東周年大會,而其他職務(wù)沒有影響其為香港交易所提供的服務(wù)效能及時間。非執(zhí)行董事的其他主要職務(wù)詳列于他們的履歷。
所有董事須于接受委任時向香港交易所披露其于公眾公司或組織擔(dān)任職位的數(shù)目及性質(zhì)以及其他重要的承擔(dān),其后若有任何變動亦應(yīng)適時向香港交易所披露公眾公司或組織的名稱以及顯示其擔(dān)任有關(guān)職務(wù)所涉及的時間亦必須披露。有關(guān)的變動數(shù)據(jù)將于他們的履歷更新發(fā)布,并按情況而于年報及中期業(yè)績報告中披露。
提名委員會定期檢討董事履行責(zé)任所須付出的時間,以確保董事會的效能不受影響。董事會原則上相信,董事的外間委任對香港交易所有利,因其為董事在香港交易所擔(dān)任的角色提供多方面的技能、經(jīng)驗、知識及觀點。
操守指引
香港交易所是香港法例第201章《防止賄賂條例》附表所列的公共機構(gòu),所有雇員及獨立非執(zhí)行董事均被視為《防止賄賂條例》第4條所述的「公職人員」。《董事手冊》(只有英文版) 及《人力資源守則》(只有英文版,快將更新)載有《操守指引》及《操守準(zhǔn)則》,分別給予董事或雇員有關(guān)索取、提供或接受利益的情況的指引。每名董事及雇員均有責(zé)任確保其遵守《防止賄賂條例》。
《人力資源守則》(只有英文版,快將更新)載有的《操守準(zhǔn)則》亦為香港交易所致力誠信提供指引。它具體地為全體雇員在執(zhí)行業(yè)務(wù)運作時提供指引,特別著重維持高道德水平及與權(quán)益人建立互信。
買賣證券的操守
香港交易所已采納《上市規(guī)則》附錄十所載的《上市公司董事進行證券交易的標(biāo)準(zhǔn)守則》(《標(biāo)準(zhǔn)守則》)作為其董事在證券交易方面的操守準(zhǔn)則。全體董事均有責(zé)任遵守香港法例第571章《證券及期貨條例》第XIII、XIV及XV部及《標(biāo)準(zhǔn)守則》。主要條文的摘要載于《董事手冊》(只有英文版)。每名董事須就每個財政期間確認其是否一直遵守《標(biāo)準(zhǔn)守則》。
所有雇員須嚴格遵守《人力資源守則》(只有英文版,快將更新)所載的證券、期貨合約及衍生產(chǎn)品的交易限制守則,其規(guī)定并不比《標(biāo)準(zhǔn)守則》寬松。